Der ultimative Elternbrief für ihre Klassenfahrt (Muster zum Download)

Elternbriefe sind ein wesentlicher Bestandteil, um Eltern oder Erziehungsberechtigte über den Ablauf einer Klassenfahrt zu informieren und sicherzustellen, dass die Reise mit Einverständnis und im Sinne der Eltern stattfindet. Um Ihnen bei der Planung und Durchführung behilflich zu sein, bieten wir hier Formulierungshilfen an.

Erste Benachrichtigung und Einladung zum Elternabend

In einer ersten E-Mail an die Eltern zunächst über die wichtigsten Eckpunkte der Klassenfahrt informiert werden, wie Reisedatum und Reisedauer, Zielort und dortige Unterbringung, die Art der Anfahrt mit Bus, Bahn oder sonstigen Verkehrsmitteln sowie die voraussichtlichen Kosten der Reise.
In vielen Schulen ist es auch üblich einen Elternabend zu diesem Thema einzuberufen oder das Thema auf einem sowieso geplanten Elternabend mitzubehandeln. Auf einem solchen Elternabend können die Details zur geplanten Reise besprochen und Fragen rund um die Klassenfahrt geklärt werden.

Folgende Formulierung ist sinnvoll für eine Einladung:

Liebe Eltern, liebe Erziehungsberechtigte,

hiermit laden wir Sie recht herzlich zu einem Elterninformationsabend zur geplanten Klassenfahrt vom ____ bis _______ nach ____________________ ein. Die Unterbringung und Verpflegung soll in der Jugendherberge ______________________ erfolgen. Die Gesamtkosten der Reise belaufen sich voraussichtlich auf ________ Euro pro Kind.

Wir wollen auf dem Elternabend gemeinsam die Details und Rahmenbedingungen für die bevorstehende Klassenfahrt besprechen. Sollten Sie Schwierigkeiten haben, die Kosten der Klassenfahrt zu tragen, kontaktieren Sie mich bitte in den nächsten Tagen, damit wir in einem persönlichen Gespräch eine geeignete Lösung finden können.

Wir freuen uns, Sie am ________________ um  __________ in Raum ________ begrüßen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Der Elternabend

Auf dem Elternabend sollte dann umfänglich über die bevorstehende Reise beraten werden. Dies setzt natürlich voraus, dass bereits vorab das Ziel der Reise mit der Schulleitung und gegebenenfalls vorab mit den Schülern besprochen wurde und schon ein oder mehrere geeignete Angebote eines Klassenreisereiseveranstalters vorliegen.

Diese Angebote gilt es dann auf dem Elternabend vorzustellen. Wichtig ist den meisten Eltern vor allem etwas über die Unterbringung, das Essen und die geplanten Aktivitäten zu erfahren. Hier ist es hilfreich eine kleine Bildpräsentation vorzubereiten, mit Bildern aus der Unterkunft, Umgebung oder von Klassen aus der Vergangenheit (falls der Ort bereits vorher besucht wurde).

Die Diskussion der finanziellen Frage ist ebenso wichtig. Hier sollte das Kostenlimit besprochen sowie Finanzierungsmöglichkeiten geklärt werden. Außerdem sollten Sie den Eltern einen Vorschlag zu Höhe des Taschengeldes für die Reise machen.

Natürlich darf das Thema “Verhaltensregeln auf der Fahrt und in der Unterkunft ebenso nicht fehlen. Hier gilt es klare Regeln zu Verboten und ggf. Thema Alkohol und Zigaretten etc. abzuklären und evtl. bereits ein Handout vorzubereiten, das die Eltern dann mit Ihren Kindern besprechen können.

Einverständniserklärung der Eltern

Sind alle Punkte besprochen und Fragen geklärt, sollte am Ende die Einverständniserklärung der Eltern eingeholt werden, ohne die eine Klassenfahrt nicht stattfinden kann. Hier eine beispielhafte Vorlage:

Einverständniserklärung zur Klassenfahrt der Klasse _____

Reiseziel:
Reisezeitraum: _____ bis _______
Reiseveranstalter: __________________________________
Reisepreis p. P.: _____________ EUR

Name, Vorname der Erziehungsberechtigten 1: ___________________________________________________geb.:_________
Adresse:_________________________________________________________

Name, Vorname der Erziehungsberechtigten 2: ___________________________________________________geb.:_________
Adresse:_________________________________________________________

Wie sind Sie während der Fahrt telefonisch erreichbar:
_______________________________________________

Falls wir Sie nicht erreichen, welche weitere Notfallnummer:
_______________________________________________

Bei welchem Elternteil ist Ihr Kind versichert und bei welcher Krankenkasse:
_______________________________________________

Wann war die letzte Tetanusimpfung:
_______________________________________________

Hat Ihr Kind eine Zeckenimpfung (FSME):
_______________________________________________

Welche gesundheitlichen Besonderheiten gilt es zu beachten? Allergien?
_______________________________________________

Müssen Medikamente eingenommen werden, welche, wann:
_______________________________________________

Falls wir, Eltern oder bevollmächtigte Personen nicht vor Ort sein können, darf bei ärztlicher Versorgung im Notfall auch ohne Lebensgefahr nach telefonischer Rücksprache
- geröntgt werden o ja o nein
- operiert werden o ja o nein
Sollten Sie nicht einverstanden sein, erfolgt außer bei Lebensgefahr eine entsprechende Behandlung / Untersuchung erst in ihrem Beisein.

Eine Foto- / Videoerlaubnis wird erteilt. o ja    o nein

Mein Kind darf in kleinen Gruppen

Fahrradfahren:  o ja   o nein          Schwimmen/Baden (unter Aufsicht):   o ja    o nein
sich einzeln oder in kleinen Gruppen ohne Lehreraufsicht bis spätestens ____  Uhr frei bewegen, sofern es die Lehrkraft gestattet o ja   o nein

Fahrtenordnung:

1. Das Kind kennt und beachtet die Regeln des Straßenverkehrs und des Verhaltens in Verkehrsmitteln.
2. Sie/er darf sich ohne Erlaubnis nicht von der Gruppe oder vom Gelände entfernen.
3. Er/sie hält sich an die Hausordnung des Objekts und reagiert auf Anweisungen aller begleitenden Erwachsenen und der Verantwortlichen im Objekt.
4. Ihr Kind hält sich an die Belehrungen der begleitenden Pädagogen.
5. Feuerzeuge/ Streichhölzer /Messer/gefährliche Gegenstände führt mein Kind nicht mit.
6. Für Wertsachen und elektronische Geräte wird keine Haftung übernommen.Bei groben oder wiederholten Verstößen gegen die Fahrtenordnung, sowie im Krankheitsfall, müssen

Eltern ihr Kind abholen und die Kosten für die Rückfahrt tragen. Sollte das Kind etwas versehentlich oder absichtlich zerstören, ersetzen die Eltern bzw. die Haftpflichtversicherung den Schaden.

Wir haben die Fahrtenordnung zur Kenntnis genommen.

Ich/wir bin/sind damit einverstanden, dass mein/unser Kind bei schweren Verstößen gegen o.g. Fahrtenordnung von der Schulveranstaltung beurlaubt wird und nach Rücksprache mit mir auf meine Kosten nach Hause fährt. Ich weiß, dass es während dieser Beurlaubung nicht unter Aufsicht der Schule und nicht unter gesetzlichem Unfallversicherungsschutz steht.

Ich/wir verpflichten uns zur Zahlung des Reisepreises in Höhe von _________ durch Überweisung auf die Kontoverbindung der Schule/Klasse bis zum ________________

Zahlung an Kontoinhaber/ IBAN/ Bank/ Zweck:
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________

Ort, Datum________________________ Unterschrift EB1 _____________________________
Ort, Datum________________________ Unterschrift EB2 _____________________________

Nachricht vor der Reise

Nachdem die Reise dann endgültig gebucht ist, sollte 10 bis 14 Tage vor der geplanten Abreise eine letzte E-Mail an die Eltern gesendet werden. Diese mit letzten Informationen wie Hausordnung der Unterkunft, Erreichbarkeit der Lehrer/der Herberge während der Fahrt, die Abfahrts- und Rückreisemodalitäten sowie die Packliste.

Fazit: Der bereitgestellte Elternbrief bietet eine hilfreiche Vorlage für Lehrer, um den Eltern wichtige Informationen zur bevorstehenden Klassenfahrt zu geben. Der Brief gibt Empfehlungen zur ersten Benachrichtigung und Einladung zum Elternabend, zum Ablauf des Elternabends, zur Einholung der Einverständniserklärung und zur Nachricht vor der Reise. Durch die klare Strukturierung und die Berücksichtigung wichtiger Themen wie Kosten, Verhaltensregeln und Gesundheitsinformationen ist der Brief eine gute Basis für eine erfolgreiche Klassenfahrt.